Efekt domina przy zmianie PM w projektach IT: dlaczego brak handoveru to największe ryzyko

Wyobraź sobie sytuację: zmiana PM w projekcie IT. Anna przejmuje projekt od Piotra. Dokumentacja jest „pełna”, taski w Jirze, statusy w Confluence – wszystko wydaje się pod kontrolą.

Ale po kilku dniach zaczynają się problemy: priorytety sprzeczne, decyzje wymagają eskalacji, kluczowy interesariusz odmawia akceptacji zmian. Zespół czuje presję, a chaos informacyjny szybko zamienia się w chaos decyzyjny.

To klasyczny przykład efektu domina, który w projektach IT powstaje przy braku handoveru.

Efekt domina: od chaosu informacyjnego do chaosu decyzyjnego

Nieformalny handover w IT tworzy błędne koło:

1. Brak wiedzy → błędne decyzje

2. Błędne decyzje → eskalacje

3. Eskalacje → presja na zespół

4. Presja → kolejna rotacja Project Managera

5. Kolejna rotacja → jeszcze większy chaos

Widziałam to dziesiątki razy w firmach, które twierdzą, że „przecież wszystko jest opisane w Jirze”. Dokumentacja techniczna i taski nie zastąpią wiedzy kontekstowej, czyli subtelnych decyzji, zależności między zadaniami i relacji z interesariuszami.

Dlaczego brak handoveru przy zmianie PM w projekcie IT jest tak groźny

• Utrata kontekstu projektowego – nowy PM nie rozumie, dlaczego decyzje zostały podjęte, ani które zależności są krytyczne.

• Niespójność priorytetów – brak formalnego przekazania wiedzy powoduje konflikty w zespole i niezrozumienie oczekiwań interesariuszy.

• Chaos w podejmowaniu decyzji – każda decyzja wymaga eskalacji lub dodatkowej analizy, co spowalnia projekt.

• Presja na zespół i kolejna rotacja PM – brak stabilności generuje presję, zamykając błędne koło chaosu.

Jak ograniczyć ryzyko przy zmianie PM w IT

Firmy, które chcą zachować stabilność projektów mimo rotacji Project Managera, wdrażają systemowe praktyki:

• Formalny handover w IT – dokumentacja, checklista i spotkania przekazujące pełny kontekst projektu.

• Sesje shadowing / reverse shadowing – nowy PM przejmuje obowiązki pod okiem odchodzącego, aby poznać subtelności projektu.

• GAP Challenge – szybka ocena projektu w skali 0–5 pozwala wykryć luki w wiedzy i ryzyka krytyczne.

• Mapy ryzyk przy zmianie PM – planowanie potencjalnych zagrożeń i scenariuszy awaryjnych.

• Checklista pierwszych 72h – szybkie wprowadzenie nowego PM w priorytety, zależności i kluczowe kontakty.

Te praktyki pokazują, że handover przy zmianie PM to nie koszt, a strategiczna inwestycja w odporność projektów IT.

Podsumowanie

Brak formalnego handoveru w projektach IT jest jednym z najbardziej niedoszacowanych ryzyk projektowych. Może prowadzić do eskalacji problemów, presji na zespół i kolejnych rotacji PM, co w praktyce zwiększa koszty i wydłuża czas realizacji projektu.

Wdrożenie systemowych procedur przekazania wiedzy przy zmianie PM w projekcie IT to nie tylko najlepsza praktyka zarządzania projektem – to strategiczne zabezpieczenie projektów IT, które minimalizuje chaos i zwiększa szanse na sukces.