Handover ≠ przekazanie dokumentacji

W wielu organizacjach project handover wciąż sprowadza się do jednego zdania:

„Dokumentacja jest w repozytorium.”

Plan jest zaktualizowany.
Status projektu omowiony.
RAID jest uzupełniony.

Formalnie wszystko się zgadza.

A mimo to – po zmianie Project Managera – projekt zaczyna tracić stabilność a frustracja w zespole i u klienta narasta. 

To nie przypadek.
To błąd systemowy.

Największym błędem, jaki można popełnić przy zmianie PM-a, jest utożsamienie handoveru z przekazaniem dokumentacji.

Ciągłość projektowa to zdolność, nie zbiór plików

Ciągłość projektowa nie polega na tym, że:

• dokumenty są kompletne,

• status jest aktualny,

• backlog jest opisany.

Tak dokumentacja , istniejaca i aktualna to bardzo ważny element. Jednak nie jedyny. Ciągłość oznacza, że organizacja:

• potrafi podejmować spójne decyzje mimo zmian personalnych,

• rozumie konsekwencje wcześniejszych wyborów,

• zachowuje logikę priorytetów w czasie.

Dokumentacja jest narzędziem.
Handover jest mechanizmem.
Ciągłość jest zdolnością.

I właśnie ta zdolność decyduje o stabilności projektu, programu i portfela.

Dlaczego klasyczny handover nie działa

Handover ≠ przekazanie dokumentacji

Najczęstszy scenariusz wygląda tak:

• spotkanie przekazujące,

• przegląd dokumentów,

• kilka „ważnych informacji” przekazanych ustnie,

• mail z podsumowaniem.

Proces zamknięty.

Problem w tym, że dokumenty nie przenoszą:

• logiki decyzji,

• napięć relacyjnych,

• kompromisów strategicznych,

• kontekstu politycznego i organizacyjnego.

Nowy PM widzi plan.
Nie widzi powodów, dla których ten plan wygląda właśnie tak.

Widząc dane bez kontekstu, działa racjonalnie.
Ale niekoniecznie spójnie z celem projektu i strategią. 

To moment, w którym zaczyna się utrata ciągłości.

Handover to proces strategiczny, nie operacyjny

Zmiana PM-a to nie wydarzenie administracyjne.
To moment krytyczny.

 W artykule „Handover jako proces krytyczny, nie administracyjny” podkreślam, że handover nie jest jednorazowym aktem „oddania projektu” ani rutynową formalnością, lecz procesem wysokiego ryzyka, który decyduje o sterowności i stabilności inicjatywy niezależnie od zmian personalnych. Tam analizuję, dlaczego klasyczne traktowanie handoveru jako wymiany dokumentów zawodzi w praktyce i jakie elementy powinien zawierać prawdziwy, systemowy handover, by faktycznie zabezpieczać ciągłość projektową.

Artykuł dostępny pod: https://olakanofocka.pl/handover-jako-proces-krytyczny-nie-administracyjny/

Dlaczego to największy błąd organizacyjny

Bagatelizowanie handoveru prowadzi do trzech systemowych skutków:

1. Iluzja kontroli – bo dokumentacja istnieje.

2. Decyzje bez kontekstu – bo brak transferu logiki.

3. Eskalacja ryzyka programu – bo projekty tracą spójność.

W skali portfela oznacza to:

• zaburzenie priorytetów inwestycyjnych,

• niespójność decyzji strategicznych,

• zwiększone ryzyko biznesowe.

To już nie jest problem pojedynczego PM-a.
To problem sterowalności organizacji.

Ciągłość musi mieć właściciela

Jeśli ciągłość zależy wyłącznie od dobrej woli przekazującego PM-a,
to nie jest ciągłość – to szczęście.

W dojrzałych organizacjach:

• standard handoveru jest zdefiniowany,

• transfer kontekstu jest obowiązkowy,

• PMO pełni rolę właściciela mechanizmu,

• zmiana PM-a jest procesem kontrolowanym.

Bo ciągłość projektowa nie zależy od jednostek.
Zależy od systemu.

W kontekście  ciągłości projektowej nie można pominąć roli PMO jako systemowego właściciela mechanizmu ciągłości. W artykule „PMO jako właściciel ciągłości projektowej. Dlaczego rotacja PM to ryzyko systemowe, nie operacyjne” pokazuję, że PMO nie jest tylko biurem standardów i raportów — to funkcja, która powinna aktywnie projektować, monitorować i utrzymywać procesy zapewniające spójność decyzji i zależności w projektach i programach, zwłaszcza w momentach zmian Project Managerów. Tam analizuję, dlaczego brak takiej roli w organizacji prowadzi do systemowych błędów, eskalacji ryzyk i narastającej niestabilności, oraz jak PMO może świadomie zabezpieczać ciągłość projektową w skali portfela.

Artykuł dostępny pod: https://olakanofocka.pl/pmo-jako-wlasciciel-ciaglosci-projektowej-dlaczego-rotacja-pm-to-ryzyko-systemowe-nie-operacyjne/

Podsumowanie: Handover to więcej niż spotkanie

Handover to nie:

• przekazanie dokumentacji,

• aktualizacja statusu,

• jednorazowe spotkanie.

Handover to:

• zabezpieczenie logiki decyzji,

• ochrona zależności,

• utrzymanie spójności priorytetów,

• zapewnienie sterowności mimo zmiany personalnej.

I właśnie dlatego jest to jeden z najbardziej niedocenianych, a jednocześnie najbardziej krytycznych momentów w cyklu życia projektu.