Organizacje łatwo akceptują ryzyka techniczne, budżetowe czy związane z harmonogramem. Są „namacalne”, dają się policzyć, a często można je oszacować procentowo.
Ale jest jedno ryzyko, które pojawia się znacznie częściej i uderza wtedy, gdy nikt się go nie spodziewa: brak handoveru przy zmianie Project Managera.
To ryzyko jest ciche, systemowe i pojawia się w tle. Jego skutki stają się widoczne dopiero po kilku tygodniach… kiedy jest już za późno.
Historia PM bez handoveru
Wyobraź sobie: nowa PMka, Anna, przejmuje projekt od Piotra. Piotr odchodzi do innej jednostki, dokumentacja jest „pełna”, taski w Jirze, statusy w Confluence… wszystko wygląda dobrze.
Pierwszego dnia Anna otrzymuje kilka maili, kilka spotkań, listę otwartych zadań. Wygląda, że kontroluje sytuację. Ale już w drugim tygodniu zaczynają się schody:
Nie wie, dlaczego jeden z kluczowych interesariuszy odmawia zgody na zmiany.
Priorytety projektowe wydają się sprzeczne.
Decyzje, które Piotr podejmował intuicyjnie, teraz wymagają eskalacji.
Efekt? Terminy zaczynają się przesuwać, eskalacje piętrzą, zespół czuje presję. Trzeciego tygodnia Anna sama myśli o odejściu, bo chaos wydaje się nie do opanowania.
To klasyczny przykład efektu domina: brak wiedzy → błędne decyzje → eskalacje → presja → rotacja PM → jeszcze więcej chaosu.
Efekt domina: od chaosu informacyjnego do chaosu decyzyjnego
Nieformalny handover tworzy błędne koło:
Brak wiedzy → błędne decyzje
Błędne decyzje → escalacje
Eskalacje → presja na zespół
Presja → kolejna rotacja PM
Kolejna rotacja → jeszcze większy chaos
Widziałam to dziesiątki razy w firmach, które zarzekają się, że „przecież wszystko jest opisane w Jirze”. Dokumentacja techniczna i taski nie zastąpią wiedzy kontekstowej.
Dlaczego firmy nie doceniają tego ryzyka?
Rotacja PM w projektach to norma.
I właśnie dlatego brak formalnego procesu przekazania wiedzy jest tak groźny.
Jeżeli coś zdarza się regularnie, nie może być pozostawione przypadkowi. Powinno być procesem, a nie improwizacją.
Większość firm myśli: „Przecież wszystko jest w Jirze”. Problem w tym, że wiedza projektowa to nie tylko taski i statusy – to kontekst, zależności, niepisane zasady współpracy i komunikacji w zespole i subtelne decyzje, które decydują o kierunku projektu.
Co tracisz, gdy handover nie istnieje?
Brzmi „miękko”, ale te elementy decydują o sukcesie projektu:
Stabilność – brak pewności, co jest naprawdę pilne.
Kontekst – nieznajomość historii decyzji i powodów ich podjęcia.
Relacje – brak wiedzy o kluczowych interesariuszach.
Spójność priorytetów – projekt staje się sumą reakcji, a nie świadomego zarządzania.
Zdolność do decyzji „tu i teraz” – każda decyzja wymaga eskalacji.
Co mogą zrobić organizacje?
Nie chodzi o wielkie projekty czy kosztowne systemy. Chodzi o proste, systemowe mechanizmy:
GAP Challenge – szybka ocena projektu w skali 0–5, żeby zobaczyć, gdzie są luki.
Checklista pierwszych 72h – co nowy PM powinien wiedzieć w pierwszych dniach.
Formalny protokół przekazania – jasne zasady i podpisane dokumenty.
Sesje shadowing / reverse shadowing – obserwacja i wspólne przejmowanie zadań.
Mapy ryzyk przy zmianie PM – nie tylko plan B, ale plan na każdą zmianę.
To nie koszt. To inwestycja w odporność organizacyjną.
72h na przejęcie projektu – Program Mentoringowy 1:1
Skuteczne przejęcie projektu w pierwszych dniach decyduje o jego powodzeniu. W moim 3-godzinnym mentoringu „72h na przejęcie projektu” pomagam PM-om szybko odzyskać kontrolę, uporządkować chaos, przygotować plan działania i zabezpieczyć kluczowe informacje. To sprawdzony proces oparty na 17 latach doświadczenia i dziesiątkach przejętych projektów — od poukładanych po kryzysowe.
