Przejęcie projektu – dlaczego wygląda inaczej dla każdego?

Przejęcie projektu: niewidzialny moment o ogromnym znaczeniu

Przejęcie projektu to jeden z tych etapów, o których mało się mówi.
Cichy, krótki i często potraktowany jako formalność.
W praktyce — to jeden z najbardziej krytycznych punktów projektu.

I paradoks polega na tym, że jest trudny nie dlatego, że jest skomplikowany technicznie, ale dlatego, że każda strona patrzy na niego z innej perspektywy.

A sprzeczne perspektywy tworzą przestrzeń dla chaosu.

1. Perspektywa klienta: „Chcę stabilności”

Klient zazwyczaj nie interesuje się wewnętrznymi procesami firmy wykonawczej.
Nie obchodzi go, kto ma jaki zakres obowiązków, kto awansował, kto odchodzi na urlop.

Dla klienta zmiana PM-a to sygnał do niepokoju, potencjalne ryzyko.

Pojawia się strach:

Czy ktoś w ogóle ma kontrolę nad tym projektem?
Czy będę musiał zaczynać wszystko od nowa?
Czy nowy PM zrozumie, co jest krytyczne biznesowo?
Czy ta zmiana wpłynie na timeline i budżet?

A co najważniejsze:
zaufanie, które budowało się miesiącami, może zniknąć w ciągu jednej źle przeprowadzonej rozmowy, jeśli nowy PM nie będzie przygotowany.

Dlatego dla klienta najważniejsze są: spokój, ciągłość i poczucie, że nic nie wymyka się spod kontroli.

2. Perspektywa szefa / sponsora: „Chcę ciągłości”

Biznes myśli inaczej. Biznes działa w oparciu o wskaźniki, daty i koszty.
Sponsor ma jedno główne pytanie:

Czy projekt dalej „jedzie do przodu”?

W jego świecie:

każde opóźnienie to koszt,
każda niepewność to ryzyko,
każdy przestój to strata reputacyjna.

Dlatego tu liczą się:

płynność prac,
minimalizacja ryzyk,
jak najszybsze przekazanie odpowiedzialności.

Z perspektywy lidera najważniejsze jest to, aby projekt „nie stanął”.
Niestety — to właśnie tam rodzi się presja, która sprawia, że przekazania są robione szybko i powierzchownie, bez przygotowania, bez konkretnej struktury czy standardów — co później mści się na projekcie.

3. Perspektywa zespołu projektowego: „Chcemy jasności”

Zespół boi się chaosu.
Zmiana PM-a to zmiana stylu pracy, komunikacji, tego, co jest priorytetem, a często także sposobu podejmowania decyzji czy zasad współpracy w zespole.

Największe lęki zespołu to:

Czy nowy PM nie zrobi rewolucji, na którą nie mamy zasobów?
Czy zrozumie nasz kontekst techniczny?- czy będą musieli ponownie wszystko tłumaczyć i kolejny raz odpowiadać na tak oczywiste wg nich pytania…bardzo częsty powód frustracji i napiec na linii projekt manager a zespól techniczny.
Czy nasze problemy wreszcie zostaną uporządkowane, czy tylko przestawione w inne kolumny?
Czy będzie nas słuchać czy „się mądrować”?
Czego oczekuje?

Brak jasności w zespole prowadzi do plotek, spadku morale, opóźnień, frustracji i konfliktów w zespole. Wszystko to odbija się zaangażowaniu zespołu oraz na jakości i ilości zadań projektowych realizowanych w trakcie przejmowania/przekazywania projektu.

Dlatego zespół chce przede wszystkim jasnych zasad i kierunku, a nie kolejnych rewolucji.

4. Perspektywa PM-a, który odchodzi: „Chcę zamknąć ten etap i mieć to za sobą”

PM, który oddaje projekt, zazwyczaj jest już:

mentalnie w nowej roli,
emocjonalnie w innym miejscu,
zmęczony intensywnym etapem,
obciążony jeszcze innymi obowiązkami,
odcięty od energii, by tłumaczyć wszystko od początku.

Z perspektywy odchodzącego PM-a:

chce dokończyć przekazanie,
chce zostawić projekt „w dobrych rękach”,
ale jednocześnie nie ma czasu na idealne przygotowanie dokumentów.

I to właśnie wtedy powstają największe luki:

brak kontekstu historycznego,
brak powiązań między decyzjami,
brak jasności, dlaczego coś robiono tak, a nie inaczej,
brak logicznej ciągłości dokumentacji.

Luki te często są niewidoczne… aż do momentu krytycznej sytuacji.

5. Perspektywa PM-a, który przejmuje: „Dajcie mi fundament, na którym mogę budować”

Nowy PM ma najtrudniejsze zadanie, bo startuje w środku:

bez kontekstu,
bez relacji,
bez historii projektu,
bez wpływu na wcześniejsze decyzje,
pod presją czasu,
z oczekiwaniem, że „od jutra wszystko działa”.

Nowy PM musi w ekspresowym tempie:

poznać ludzi, ich style pracy i relacje,
rozpoznać techniczne zależności,
zrozumieć ryzyka, które już istnieją,
wyłapać te, o których nikt nie wspomina,
zbudować autorytet,
uspokoić klientów, zespół i sponsorów,
stworzyć plan pierwszych dni.

I musi to zrobić często:

bez dokumentacji,
bez czasu,
z niepełnymi informacjami,
w środku ważnego release’u, sprintu lub migracji.

To dlatego przejęcie projektu jest jednym z najtrudniejszych momentów w karierze PM-a i najlepszym testem jego dojrzałości.

Ale wiesz co nie musisz robić tego sama, sama… mogę towarzyszyć ci w tym etapie….Właśnie po to powstał mój mentoring „72h na przejęcie projektu” — intensywny, praktyczny proces, który pomaga Project Managerom przejąć projekt szybko, pewnie i bez chaosu.

Właśnie dlatego powstał program mentoringowy „72h na przejęcie projektu” – intensywne, 3-godzinne wsparcie 1:1, dzięki któremu przejmiesz projekt szybko, świadomie i bez chaosu, niezależnie od metodologii, branży czy etapu realizacji.

To nie jest teoria.
To praktyczne przeprowadzenie Cię przez proces przejęcia projektu według uniwersalnego, sprawdzonego podejścia, które wypracowałam na podstawie 17 lat doświadczenia i dziesiątek realnych przejęć – od dobrze poukładanych, po kryzysowe, „bezpańskie” i takie, na które miałam kilka godzin.

Jeśli Twoja firma, organizacja potrzebuje wsparcia w przekazywaniu projektów lub chcesz, abym towarzyszyła Twojemu PM-owi podczas przejęcia — oferuję również wsparcie konsultacyjne i wdrażanie standardów transferu projektów w firmach.

Przejęcie projektu to moment, w którym zderzają się różne perspektywy, emocje i oczekiwania. Każda strona chce czegoś innego: klient – stabilności, sponsor – ciągłości, zespół – jasności, odchodzący PM – zamknięcia tematu, a przejmujący PM – fundamentu, na którym może budować.

To właśnie dlatego ten etap, choć często bagatelizowany, jest jednym z najbardziej złożonych i decydujących w całym cyklu życia projektu.

Gdy nie zostanie wykonany właściwie — konsekwencje ciągną się tygodniami, a czasem miesiącami.

Dziękuje za przeczytanie i powodzenia