Najczęstsze błędy w zarządzaniu projektami i jak ich unikać?

Wstęp

Mówi się, że błędy są najlepszym nauczycielem. W zarządzaniu projektami lepiej jednak uczyć się na cudzych niż własnych. Po 17 latach pracy w projektach widzę, że świadomość typowych błędów, lessons learned i rozwój kompetencji Project Managera to przewaga konkurencyjna.

W mojej Not-to-Do Liście, e-booku, a także w rozdziale książki „Szansa” (Szansa zapisana między wierszami projektów) napisanej z Brian Tracy, dzielę się doświadczeniem w zakresie lessons learned, podejścia do porażek, odwagi i growth mindsetu, które pomagają Project Managerom uczyć się na błędach, podejmować świadome decyzje i skutecznie rozwijać kompetencje w dynamicznych projektach.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

1. Brak jasnego celu

Bez klarownego celu zespół krąży w kółko. Lesson learned: dokładnie określ, co jest do zrobienia i jakie kryteria definiują sukces projektu.

2. Niedoszacowanie czasu i zasobów

Zbyt krótki harmonogram i zbyt mało osób prowadzi do przeciążenia zespołu i opóźnień. Rozwiązanie: planowanie buforów i realistyczne szacowanie zasobów.

3. Słaba komunikacja i niejasne role

Brak przepływu informacji to częsta przyczyna błędów. Lekcja: regularne spotkania, jasny podział odpowiedzialności i transparentność.

4. Brak monitorowania postępów

Jeśli nie śledzisz wskaźników, projekt może wymknąć się spod kontroli. Warto korzystać z narzędzi takich jak KPI czy Earned Value oraz ustawić regularne check-pointy.

5. Zbyt rzadki feedback

Feedback pozwala korygować kurs projektu w trakcie realizacji, a nie dopiero na końcu. Lesson learned: systematyczne spotkania z zespołem, omawiające sukcesy i problemy.

6. Zarządzanie projektem w pojedynkę

PMka nie jest w stanie zrobić wszystkiego sama. Delegowanie obowiązków zwiększa zaangażowanie zespołu i chroni liderkę przed wypaleniem.

7. Ignorowanie ryzyk

Nieprzewidywalność to codzienność projektów. Lesson learned: identyfikuj ryzyka, twórz plany awaryjne i aktualizuj je w trakcie projektu.

8. Brak zarządzania zmianą

Zmiany w projekcie pojawiają się zawsze – brak formalnego podejścia do ich wprowadzania prowadzi do chaosu i frustracji. Rozwiązanie: wprowadź proces zarządzania zmianą i oceniaj konsekwencje każdej modyfikacji.

9. Nieodpowiedni mindset

Błędy, które kiedyś sama popełniałam: brak stawiania granic, przeciążanie zespołu i myślenie, że wysokie wyniki wymagają ciągłej dyspozycyjności. Odwaga i growth mindset pozwalają uczyć się na błędach, podejmować świadome decyzje i skutecznie rozwijać kompetencje PM.

Moja Not-to-Do Lista Project Managera

1. Nie biorę na siebie wszystkich problemów – deleguję.

2. Nie odpowiadam natychmiast na każde zapytanie – priorytety są najważniejsze.

3. Nie mikro-zarządzam – skupiam się na strategicznych decyzjach.

4. Nie ignoruję sygnałów ostrzegawczych – reaguję zgodnie z planem ryzyka.

5. Nie pozwalam, aby brak granic i nadmiar pracy psuły efektywność projektu.

Dlaczego świadomość błędów daje przewagę

Świadomość najczęstszych błędów, lessons learned i rozwijanie kompetencji Project Managera pozwala działać efektywnie i świadomie, minimalizować ryzyka, adaptować zmiany i budować zespół zdolny do osiągania wysokiej wydajności. Odwaga i growth mindset sprawiają, że błędy przestają być przeszkodą, a stają się narzędziem rozwoju i przewagi konkurencyjnej.

Wnioski

Najczęstsze błędy w zarządzaniu projektami to nie tylko brak jasnego celu, słaba komunikacja czy niedoszacowanie zasobów, ale też ignorowanie ryzyk, brak zarządzania zmianą i nieodpowiedni mindset PM.

Rozwijanie kompetencji Project Managera, świadomość własnych błędów, lessons learned oraz stosowanie Not-to-Do Listy to klucz do sukcesu w każdym projekcie – zarówno dla liderki, jak i całego zespołu.