Project Continuity System™ – moja odpowiedź na lukę w zarządzaniu projektami przy zmianie Project Managera

„Im większy i bardziej złożony projekt, program czy portfel, tym większe ryzyko, że brak systemowego handoveru obnaży luki decyzyjne, zależności i stabilność organizacji.”

Zmiana Project Managera to jedno z najbardziej niedoszacowanych ryzyk w cyklu życia projektu.

Przez lata obserwowałam ten sam scenariusz – niezależnie od branży, skali projektu czy stosowanej metodyki:

PM odchodzi lub zmienia rolę,
projekt bywa formalnie „przekazany”,
dokumentacja istnieje,
a mimo to projekt traci sterowność, tempo i spójność decyzyjną.

Zespół zaczyna działać zachowawczo.
Interesariusze tracą zaufanie.
Nowy kierownik projektu przez pierwsze tygodnie podejmuje decyzje bez pełnego kontekstu. Często wciela sie w role „bohatera ratującego projekt” a wszelkie braki, problemu zrzuca na barki braku lub złego handoveru i poprzedniego project managera. Czy jest to wygodne? Do pewnego stopnia być może i tak, ale czy profesjonalne? Konieczne? Zdecydowanie nie! 

To nie jest problem jednej osoby.
To jest problem braku systemu.

Właśnie z tej obserwacji powstał Project Continuity System™ (PCS).

Geneza: od checklisty do systemu

Kiedy wiele lat temu przejmowałam jeden z pierwszych projektów w swojej karierze, nikt nie powiedział mi, od czego właściwie zacząć.

Była dokumentacja.
Był plan.
Były statusy.

Nie było jednak odpowiedzi na pytania, które w praktyce decydują o powodzeniu projektu:

• które decyzje są naprawdę krytyczne,

• gdzie projekt jest najbardziej kruchy,

• jakie kompromisy zostały już zawarte — i z jaką konsekwencją,

• czego nie widać w raportach, a co ma kluczowe znaczenie dla klienta i zespołu.

Z każdym kolejnym przejmowanym projektem coraz wyraźniej widziałam, że formalne artefakty nie oddają rzeczywistego stanu projektu. Brakuje w nich kontekstu, historii decyzji, napięć i ryzyk, które nie mieszczą się w tabelach i statusach.

Pierwszym narzędziem, które stworzyłam głównie na własne potrzeby, była prosta checklista — lista pytań, które pozwalały mi szybko zrozumieć, co naprawdę dzieje się w projekcie. Pomagała mi przejmować odpowiedzialność sprawnie, bez destabilizowania zespołu i — co najważniejsze — bez uszczerbku dla biznesu i relacji z klientem.

Z czasem zaczęłam dostrzegać, że te same pytania i kroki powtarzają się niezależnie od branży, skali czy typu projektu. Pojawiły się pierwsze wzorce: kolejność działań, krytyczne momenty przejęcia, elementy, których pominięcie niemal zawsze prowadziło do problemów.

Tak powstał autorski Project Takeover & Handover Process.

Proces ten przez wiele lat był rozwijany i weryfikowany w praktyce — nie tylko w realnych projektach, ale również w pracy szkoleniowej i warsztatowej. Prowadziłam szkolenia oraz sesje eksperckie oparte na tym procesie m.in. w IBM i Kyndryl, a także dzieliłam się nim podczas kongresów PMI oraz konferencji IPMA.

Właśnie tam, w rozmowach z Project Managerami, liderami PMO i menedżerami projektów, coraz częściej powtarzały się te same pytania:
Jak przejąć projekt bez utraty kontroli? Jak szybko odzyskać kontekst? Jak zabezpieczyć organizację na wypadek zmiany PM-a?
Uczestnicy prosili o konkretne narzędzia, checklisty i strukturę, które pozwoliłyby im stosować to podejście konsekwentnie w swoich organizacjach.

Stało się jasne, że problem nie jest jednostkowy, a potrzeba — powszechna. Jednocześnie coraz wyraźniej widziałam, że sam proces to za mało. Ciągłość projektu nie zależy wyłącznie od listy kroków, dokumentów czy spotkań przekazujących. W równym stopniu zależy od kompetencji operacyjnych Project Managera, sposobu myślenia o odpowiedzialności, umiejętności szybkiej diagnozy ryzyk oraz zdolności stabilizacji projektu w warunkach presji i niepewności.

To właśnie potrzeba uporządkowania tych elementów i podzielenia się nimi w spójnej, dostępnej formie doprowadziła do powstania Project Continuity System™ (PCS) — systemowego standardu, który łączy proces, kompetencje, mindset i narzędzia, odpowiadając na realną lukę pomiędzy metodykami zarządzania projektami a praktyką operacyjną.

System powstał na bazie ponad 18 lat doświadczeń i jednego, powracającego pytania, które słyszałam w projektach, na szkoleniach i konferencjach:

Jak zapewnić ciągłość projektu, gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za jego prowadzenie?