Dlaczego przyszłość zarządzania projektami zależy od jakości handoveru? Moje refleksje po konferencji IPMA Poland 2025

Konferencje branżowe mają to do siebie, że potrafią zatrzymać człowieka na chwilę, wyrwać z biegu projektowej codzienności i zmusić do szerszego spojrzenia.
Tak właśnie było podczas IPMA Poland 2025, gdzie poprowadziłam warsztat:
„Płynna zmiana steru – jak zapewnić ciągłość i efektywność projektów mimo zmian liderów?”

Wchodząc na salę pełną doświadczonych kierowników projektów, PMO managerów i liderów, wiedziałam jedno — przychodzą nie po teorię, ale po realne rozwiązania.
I właśnie to wydarzyło się na scenie i przy stołach warsztatowych: szczera rozmowa o tym, o czym w wielu firmach mówi się szeptem.

Temat, który w końcu wybrzmiał głośno: handover to proces krytyczny, a nie administracyjny

Kiedy zapytałam uczestników:
„Kto z Was przejmował projekt bez dokumentów?”
— większość sali podniosła rękę.

Kiedy zapytałam:
„Kto z Was przekazywał projekt w pośpiechu, z niedosytem, z poczuciem, że to nie tak powinno wyglądać?”
— podniosły się niemal wszystkie ręce.

To nie była wina ludzi.
To była cisza wokół tematu, który od lat jest traktowany jako formalność.

A przecież handover to:

transfer wiedzy krytycznej,
moment o największym ryzyku utraty informacji,
punkt zwrotny dla relacji z klientem,
impuls, który potrafi ustabilizować albo wykoleić projekt.

Gdy PM znika bez handoveru, nie zatrzymuje się projekt — zatrzymuje się wiedza.
I to zdanie najbardziej rezonowało z uczestnikami.

Co wydarzyło się na warsztacie?

Warsztat był intensywny, praktyczny i oparty na moich 18 latach pracy z przejmowaniem oraz przekazywaniem projektów, także w trudnych sytuacjach:
nagłe odejścia, rotacje, zwolnienia, reorganizacje, utrata zaufania klienta, projekty „na zakręcie”.

Pracowaliśmy na:

5 perspektywach interesariuszy i kompetencjach projekt managerow
modelu 72h przejęcia projektu,
GAP Challenge – uproszczonej ocenie stanu projektu,
zasadach operacyjnych, które pozwalają PM-owi wejść do projektu świadomie, a nie „na ślepo”,
oraz scenariuszach przejmowania/przekazywania projektu

To nie były abstrakcyjne metody.
To były narzędzia, które uczestnicy zaczęli wykorzystywać… jeszcze na warsztacie.

Największe odkrycie uczestników? Że chaos nie wynika z braku kompetencji PM-ów

To jedna z najważniejszych prawd, które wypłynęły podczas dyskusji:

W 80% przypadków problemem nie jest PM.
Problemem jest brak procesów, brak czasu i brak standardu.

Uczestnicy mówili:

„U nas nie wiadomo, kto powinien zacząć handover.”
„My nawet nie mamy jednego miejsca, gdzie PM trzyma kluczowe info.”
„Każdy projekt kończymy inaczej – zależy od osoby.”
„Jak PM odchodzi, wszyscy udają, że nic się nie stało, a potem jesteśmy zaskoczeni konsekwencjami.”

To pokazuje jedno:
handover nie jest problemem PM-ów — jest problemem systemowym.

I właśnie dlatego firmy potrzebują standardu, procedury i narzędzi, które będą działały niezależnie od tego, kto siedzi na stanowisku PM-a.

Po konferencji: co dalej?

Dla uczestników przygotowałam mini-paczkę powarsztatową — konkrety, które mogą wdrożyć od razu:

GAP Challenge – podstawowa karta oceny projektu,
Skrócona checklista „Pierwsze 72 godziny przejęcia projektu”,
Zasady dobrego handoveru (Top 10),
Lista 15 pytań, które każdy PM powinien zadać, przejmując projekt.

To nie jest pełen proces — tego uczę w mentoringu i w audytach firmowych —
ale to realna pomoc na już, coś, co zatrzymuje chaos przed wejściem do projektu.

Dlaczego ten temat budzi takie emocje?

Bo każdy PM ma swoją historię:

projektu przejętego „w biegu”,
projektu oddanego „po nocach”,
projektu, którego nikt nie chciał dotknąć,
projektu, który gdzieś po drodze stracił kierunek.

I w tym wszystkim PM często zostaje sam.

Moim celem — jako praktyka, mentora i twórcy procesów PM→PM —
jest przywrócić PM-om poczucie kontroli, a firmom stabilność operacyjną.

Jeśli Twoja organizacja mierzy się z chaosem przy zmianie PM — pomogę Ci to uporządkować

Wspieram firmy i PMO w:

wdrażaniu procesu handoveru,
audycie projektów w trakcie zmiany PM,
mapowaniu ryzyk,
pracy nad dojrzałością PM-ów,
mentoringu 1:1 dla PM-ów przejmujących trudne projekty.

To nie są rozwiązania „ładne na papierze”.
To praktyka z pola bitwy — 18 lat pracy z projektami, które trzeba było ratować, stabilizować lub odwracać.

Jeśli chcesz uporządkować ten obszar w swojej organizacji — porozmawiajmy.
Ten temat już nie musi być tabu.